Ser produtivo não significa fazer mais, produtividade é fazer as coisas de maneira eficiente.

Todos nós queremos saber como ser mais produtivos por motivos muito pessoais – para realizar mais, atingir nossas metas, ganhar mais dinheiro ou, às vezes, apenas para fazer as coisas mais cedo e ter mais tempo para a vida pessoal. A falta de produtividade leva à falta de felicidade. Você fica ansioso e estressado quando não consegue se ver progredindo ou fazendo as coisas. É por isso que é essencial aprender a ser produtivo.

Há também muitas coisas que contribuem para a falta de produtividade: notificações de mídia social, e-mails, mensagens de texto e colegas de trabalho tagarelas são apenas uma pequena fração das interrupções com as quais somos bombardeados. Essas “pequenas coisas” podem se acumular rapidamente e prejudicar seus níveis de felicidade e produtividade.

Tente incorporar algumas dessas dicas de produtividade em sua agenda diária. 

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Pare de ser multitarefa

Muitas vezes é tentador tentar realizar várias tarefas, fazendo malabarismos com várias tarefas do dia de trabalho ao mesmo tempo. Embora isso possa parecer produtivo, raramente produz os melhores resultados. Ao se concentrar em apenas uma tarefa de cada vez, você a concluirá com um padrão mais elevado e em menos tempo, o que lhe permitirá passar sem problemas para a próxima tarefa.

Agrupe e-mails para recuperar o foco

O e-mail pode facilmente se tornar uma fonte constante de interrupção, roubando um tempo precioso do trabalho concentrado. Para combater isso, adote o hábito de agrupar os e-mails. Utilize ferramentas como a “caixa de entrada em grupo” para definir horários específicos para a entrega de e-mails, limitando-a a duas vezes por dia. Você gostará de dedicar um tempo concentrado pela manhã e no final do dia para o gerenciamento de e-mails, o que libera o restante do dia para que você possa se concentrar em tarefas e projetos essenciais.

Defina metas pequenas

Silencie o Slack e as notificações telefônicas

As distrações do telefone podem ser as maiores destruidoras da produtividade, portanto, pelo amor de Deus, desligue o Slack e as notificações do telefone enquanto estiver trabalhando – não há nada como o som de ” toc-toc” de uma mensagem do Slack para quebrar sua concentração e seu ritmo. Ao silenciar essas notificações, você cria um ambiente propício ao trabalho profundo.

A regra dos cinco minutos

Se a procrastinação for um grande desafio para você, experimente a regra dos cinco minutos. Ao prometer a si mesmo que dedicará apenas cinco minutos a uma tarefa pendente, você elimina muitas das desculpas que o impedem de começar. Quase qualquer pessoa pode dedicar apenas cinco minutos para escrever um e-mail, pesquisar um tópico, preencher um arquivo ou delinear uma nova tarefa. Muitas vezes, quando os cinco minutos terminam, a motivação para continuar permanece. Mesmo que você passe para outra tarefa produtiva, os pequenos trabalhos concluídos em cinco minutos ainda representam uma contribuição importante para o seu resultado geral. Como sempre, são essas pequenas tarefas que mais adiamos.

Bloqueio de tempo

O uso de blocos de tempo é uma estratégia de produtividade estabelecida e bem conhecida. Ao criar quadros de blocos de tempo em sua agenda de trabalho, você toma a decisão consciente de dedicar um “bloco” de tempo a uma determinada tarefa. Os blocos de tempo geralmente são divididos em seções de 60 ou 90 minutos. Talvez você queira imprimir o cronograma ou codificar suas tarefas por cores, pois uma das vantagens do bloqueio de tempo é que, uma vez concluído, ele cria um guia visual para o seu dia de trabalho.

Delegar

Se você trabalha em equipe, analise suas tarefas diárias e pense se alguma delas pode ser delegada a outros membros da equipe. Muitas vezes, assumimos trabalhos que não são de nossa competência ou que podem ser feitos muito mais rapidamente por outras pessoas. A delegação não significa transferir o trabalho que você não quer fazer. Em vez disso, trata-se de garantir que todos estejam trabalhando nas tarefas mais adequadas às suas habilidades e disponibilidade. 

Limite as distrações

Distrair-se é muito normal, e o foco nem sempre vem naturalmente. No entanto, essa é uma habilidade que pode ser desenvolvida. Desligue as notificações, coloque o telefone no modo avião ou use um aplicativo de produtividade.

Faça a coisa mais difícil primeiro

Pode ser tentador evitar tarefas difíceis ou demoradas e, em vez disso, concentrar-se em ganhos rápidos. No entanto, ao assumir seus projetos mais difíceis primeiro, você pode aumentar sua motivação e foco para o resto do dia. Considere a possibilidade de priorizar essas tarefas maiores no início do dia ou quando você se sentir mais produtivo.

Identifique quando você é mais produtivo

Com o advento do trabalho remoto, o tradicional trabalho das 9h às 17h está se tornando cada vez menos comum. O trabalho flexível e híbrido promoveu o conceito de trabalhar de maneiras mais produtivas. Todo mundo é individual. Alguns funcionários trabalham melhor pela manhã, enquanto outros atingem seu pico de produtividade após o almoço. Identificar quando você é mais produtivo e, em seguida, organizar sua agenda diária para aproveitar ao máximo esses horários de pico é uma excelente maneira de aumentar a produtividade.