Ser productivo no consiste en hacer más, sino en hacer las cosas de manera eficiente.

Todos queremos saber cómo ser más productivos por razones muy personales: lograr más, alcanzar nuestros objetivos, ganar más dinero o, a veces, simplemente hacer las cosas antes para tener más tiempo para la vida personal. La falta de productividad conduce a la falta de felicidad. Uno se pone ansioso y estresado cuando no se ve a sí mismo progresando o haciendo las cosas. Por eso es esencial aprender a ser productivo.

También hay muchas cosas que contribuyen a la falta de productividad: las notificaciones de las redes sociales, los correos electrónicos, los mensajes de texto y los compañeros de trabajo parlanchines son sólo una pequeña parte de las interrupciones con las que nos bombardean. Estas «pequeñas cosas» pueden acumularse rápidamente y obstaculizar tus niveles de felicidad y productividad.

Intente incorporar algunos de estos consejos de productividad a su agenda diaria. 

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Deja de hacer varias cosas a la vez

A menudo resulta tentador intentar realizar varias tareas a la vez. Aunque esto puede parecer productivo, rara vez produce los mejores resultados. Si te centras en una sola tarea cada vez, la completarás mejor y en menos tiempo, lo que te permitirá pasar sin problemas a la siguiente.

Correo electrónico por grupos para recuperar la concentración

El correo electrónico puede convertirse fácilmente en una fuente constante de interrupciones, robando un tiempo precioso al trabajo centrado. Para combatirlo, adopta el hábito de agrupar los correos electrónicos. Utiliza herramientas como «Bandeja de entrada por tandas» para establecer horarios específicos para el envío de correos electrónicos, limitándolo a dos veces al día. Te gustará dedicar un tiempo por la mañana y al final del día a la gestión del correo electrónico, lo que te liberará el resto del día para que puedas concentrarte en tareas y proyectos esenciales.

Fíjese objetivos pequeños

Las tareas o proyectos de gran envergadura pueden intimidarnos y a menudo sobrestimamos el tiempo que nos llevará llevarlos a cabo. Puedes crear un impulso hacia adelante dividiendo las tareas en hitos manejables, del tamaño de un bocado, que se construyen hasta que tu proyecto esté completo. 

Silenciar Slack y las notificaciones del teléfono

Las distracciones telefónicas pueden ser las mayores asesinas de la productividad, así que, por el amor de Dios, apaga Slack y las notificaciones del teléfono mientras trabajas: no hay nada como el sonido «toc toc» de un mensaje de Slack para romper tu concentración e impulso. Al silenciar estas notificaciones, creas un entorno propicio para el trabajo en profundidad.

La regla de los cinco minutos

Si la procrastinación es un gran reto para ti, prueba la regla de los cinco minutos. Al prometerte a ti mismo que dedicarás sólo cinco minutos a una tarea pendiente, eliminas muchas de las excusas que te impiden empezar. Casi todo el mundo puede dedicar sólo cinco minutos a escribir un correo electrónico, investigar un tema, terminar de archivar algo o esbozar una nueva tarea. A menudo, una vez terminados los cinco minutos, la motivación para continuar permanece. Incluso si se pasa a otra tarea productiva, las pequeñas tareas completadas en esos cinco minutos siguen representando una contribución importante al rendimiento general. Como siempre, son estas pequeñas tareas las que más posponemos.

Bloqueo temporal

Utilizar bloques de tiempo es una estrategia de productividad muy conocida. Al crear bloques de tiempo en tu horario laboral, tomas la decisión consciente de dedicar un «bloque» de tiempo a una tarea determinada. Los bloques de tiempo suelen dividirse en secciones de 60 ó 90 minutos. Puede imprimir el horario o codificarlo por colores, ya que una de las ventajas del bloqueo temporal es que, una vez completado, crea una guía visual para la jornada laboral.

Delegue

Si trabaja en equipo, analice sus tareas diarias y piense si puede delegar alguna en otros miembros del equipo. A menudo asumimos tareas que no son de nuestra competencia o que otros pueden hacer mucho más rápido. Delegar no es descargarte del trabajo que no quieres hacer. Se trata más bien de asegurarse de que cada uno trabaja en las tareas que mejor se adaptan a sus capacidades y disponibilidad. 

Limitar las distracciones

Distraerse es muy normal, y la concentración no siempre es algo natural. Sin embargo, es una habilidad que puede desarrollarse. Apague las notificaciones, ponga el teléfono en modo avión o utilice una aplicación de productividad.

Haz primero lo más difícil

Puede resultar tentador evitar las tareas difíciles o que requieren mucho tiempo y centrarse en los logros rápidos. Sin embargo, si te ocupas primero de los proyectos más difíciles, aumentarás tu motivación y concentración para el resto del día. Considera la posibilidad de dar prioridad a estas tareas más importantes al principio del día, o cuando te sientas más productivo.

Identifica cuándo eres más productivo

Con la llegada del trabajo a distancia, el tradicional horario de 9 a 5 es cada vez menos habitual. El trabajo flexible e híbrido ha promovido el concepto de trabajar de formas más productivas. Cada persona es individual. Algunos empleados trabajan mejor por la mañana, mientras que otros son más productivos después de comer. Determinar cuándo se es más productivo y organizar el horario diario para aprovechar al máximo esos momentos es una forma excelente de aumentar la productividad.