Essere produttivi non significa fare di più, ma fare le cose in modo efficiente.

Tutti noi vogliamo sapere come essere più produttivi per motivi molto personali: per realizzare di più, per raggiungere i nostri obiettivi, per fare più soldi o, a volte, semplicemente per fare le cose prima per avere più tempo per la vita personale. La mancanza di produttività porta alla mancanza di felicità. Diventi ansioso e stressato quando non riesci a vederti fare progressi o portare a termine le cose. Ecco perché è essenziale imparare a essere produttivi.

Ci sono anche molte cose che contribuiscono alla mancanza di produttività: le notifiche sui social media, le e-mail, i messaggi di testo e i colleghi chiacchieroni sono solo una piccola parte delle interruzioni con cui siamo bombardati. Queste “piccole cose” possono accumularsi rapidamente e ostacolare i tuoi livelli di soddisfazione e produttività.

Prova a incorporare alcuni di questi suggerimenti per la produttività nel tuo programma quotidiano.

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Stop al multitasking

Spesso si è tentati di provare a fare più cose contemporaneamente, destreggiandosi tra numerose attività lavorative in qualsiasi momento. Anche se questo può sembrare produttivo, raramente produce i migliori risultati. Concentrandoti su una sola attività alla volta, la completerai a uno standard più elevato e in meno tempo, consentendoti di passare senza problemi all’attività successiva.

Invio di e-mail in batch per recuperare lo stato attivo

L’e-mail può facilmente diventare una fonte costante di interruzione, sottraendo tempo prezioso al lavoro mirato. Per combattere questo, adotta l’abitudine di raggruppare le e-mail. Utilizza strumenti come la “posta in arrivo in batch” per impostare orari specifici per la consegna delle e-mail, limitandola a due volte al giorno. Dedica del tempo concentrato al mattino e alla fine della giornata alla gestione della posta elettronica, che libera il resto della giornata in modo da poterti concentrare su attività e progetti essenziali.

Stabilisci piccoli obiettivi

Le attività o i progetti di grandi dimensioni possono intimidire e spesso sopravvalutiamo il tempo necessario per completarli. Puoi creare uno slancio in avanti suddividendo le attività in traguardi gestibili e di dimensioni ridotte, che si accumulano fino al completamento del progetto.

Silenzia Slack e le notifiche telefoniche

Le distrazioni telefoniche possono essere i più grandi killer della produttività, quindi, disattiva Slack e le notifiche telefoniche mentre lavori: non c’è niente come il suono “toc toc” di un messaggio Slack per interrompere la concentrazione e lo slancio. Silenziando queste notifiche, si crea un ambiente favorevole al lavoro approfondito.

La regola dei cinque minuti

Se la procrastinazione è una grande sfida per te, prova la regola dei cinque minuti. Promettendo a te stesso che dedicherai solo cinque minuti a un compito in sospeso, elimini molte delle scuse che ti impediscono di iniziare. Quasi tutti possono dedicare solo cinque minuti a scrivere un’e-mail, a fare ricerche su un argomento, a completare un archivio o a delineare un nuovo compito. Spesso, una volta terminati i cinque minuti, la motivazione a continuare rimane. Anche se si passa a un’altra attività produttiva, i piccoli lavori completati entro i cinque minuti rappresentano comunque un contributo importante alla produzione complessiva. Come sempre, sono questi piccoli compiti che rimandiamo di più.

Blocco del tempo

L’utilizzo di blocchi temporali è una strategia di produttività consolidata e ben nota. Creando delle slot temporali nella pianificazione della giornata lavorativa, si prende la decisione consapevole di dedicare un “blocco” di tempo a una determinata attività. I blocchi di tempo sono solitamente divisi in sezioni di 60 o 90 minuti. Potresti voler stampare il programma o codificare a colori le tue attività, poiché uno dei vantaggi del blocco del tempo è che, una volta completato, crea una guida visiva per la tua giornata lavorativa.

Delega

Se lavori come parte di un team, esamina le tue attività quotidiane e valuta se alcune possono essere delegate ad altri membri del team. Spesso ci assumiamo un lavoro che esula dalle nostre competenze o che può essere svolto molto più velocemente da altri. La delega non consiste nell’scaricare il lavoro che non si vuole fare. Invece, si tratta di assicurarsi che tutti lavorino sui compiti più adatti alle loro competenze e disponibilità.

Limita le distrazioni

Distrarsi è molto normale e la concentrazione non è sempre naturale. Tuttavia, è un’abilità che può essere sviluppata. Disattiva le notifiche, attiva la modalità aereo o usa un’app per la produttività.

Fai prima la cosa più difficile

Si può essere tentati di evitare attività difficili o dispendiose in termini di tempo e concentrarsi invece su vittorie rapide. Tuttavia, affrontando prima i tuoi progetti più difficili, puoi aumentare la tua motivazione e concentrazione per il resto della giornata. Prendi in considerazione l’idea di dare la priorità a questi compiti più grandi per primi durante la giornata o quando ti senti più produttivo.

Identifica quando sei più produttivo

Con l’avvento del lavoro a distanza, il tradizionale orario 9-5 sta diventando sempre meno comune. Il lavoro flessibile e ibrido ha promosso il concetto di lavorare in modo più produttivo. Ognuno è individuale. Alcuni dipendenti lavorano meglio al mattino, mentre altri raggiungono il loro ritmo produttivo dopo pranzo. Identificare quando si è più produttivi e quindi organizzare il proprio programma giornaliero per sfruttare al meglio questi orari di punta è un modo eccellente per aumentare la produttività.