Per i lavoratori, la collaborazione remota è la nuova norma, ma molte organizzazioni stanno lottando per raggiungere livelli di produttività precedenti.

Ogni azienda beneficia di una buona collaborazione e di una maggiore produttività. Alcune aziende avevano già integrato l’home office come parte integrante del loro modello di lavoro. Per altri, tuttavia, è ancora un territorio molto inesplorato, segnato da grandi sconvolgimenti. La pandemia del Corona virus, in particolare, ha spinto molte aziende a autorizzare i propri dipendenti a lavorare da remoto. Ciò ha portato molti datori di lavoro a preoccuparsi a cali della qualità e della comunicazione e magari della solitudine dei dipendenti.

Uno studio della Standford University ha rilevato che i dipendenti che lavoravano al 100% da casa erano in realtà più produttivi, ma spesso si sentivano soli e isolati. Al contrario, coloro che lavoravano al 100% in ufficio spesso si sentivano distratti. Ma non bisogna farsi spaventare, perché ci sono molti modi per promuovere e garantire comunicazione, collaborazione e produttività di successo nei team.

Ecco alcuni suggerimenti su come migliorare la collaborazione lavorando da remoto e aumentare la produttività.

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Ridurre la distanza di affinità

Per chiunque, la distanza può essere isolante, ma questo è particolarmente vero per i membri del team che lavorano da remoto. Oltre alla semplice distanza fisica, ci sono altri due tipi che i team devono superare per lavorare in modo efficiente. Uno studio mostra che i team che lavorano da remoto sono maggiormente influenzati dalla distanza di affinità. Senza un’interazione faccia a faccia coerente e un lavoro di squadra per creare fiducia, i dipendenti possono sentirsi meno parte di una squadra e più come persone che interagiscono con degli avatar di posta elettronica. La mancanza di linguaggio del corpo, il testo ambiguo e il restringimento dei confini tra lavoro e casa rappresentano tutti delle minacce al lavoro a distanza.

Più lavori per combattere l’isolamento intrinseco al lavoro da remoto, minore sarà la distanza di affinità che avrà un impatto negativo sulla produttività del tuo team.

Stabilisci i limiti e rispettali

Per i team che lavorano da remoto, il lavoro non inizia quasi mai alle 9 del mattino o termina alle 5 del pomeriggio, anche se è l’orario che si rispetta in ufficio. Quando il tuo spazio vitale è lo stesso del tuo spazio di lavoro, i confini non sono evidenti, ma sono cruciali da impostare.

Costruisci in tempo per i problemi

Abbiamo tutti riscontrato difficoltà tecniche con gli strumenti di collaborazione da remoto; quindi, ormai dovremmo essere preparati. Tuttavia, alcuni team non lo sono. E risolverli spesso comporta armeggiare sulla piattaforma, passare a un’altra, rimandare altri eventi programmati o persino sospenderli fino a una data successiva. Secondo gli esperti, dovresti aspettarti che le presentazioni virtuali durino il 25% in più rispetto alle presentazioni di persona se il contenuto è simile. In altre parole, per ogni ora in cui si prevede la durata della riunione, aggiungere 15 minuti al tempo di esecuzione. Se è programmato per essere una mezz’ora, aspettatevi circa 40 minuti. È meno probabile che ti trovi disorganizzato o in preda al panico per dover correggere i problemi al volo.

Non lesinare sulla gestione dei progetti

La gestione del lavoro remoto non è la stessa cosa della gestione del lavoro di persona. Mentre potresti essere in grado di operare senza uno strumento di gestione dei progetti quando il tuo team è in ufficio, diventerà evidente molto rapidamente che non puoi da remoto. Per lo stesso motivo, le aziende devono organizzare i dati in modo accessibile; Non dovresti lesinare sul software di gestione dei progetti. Strumenti come Trello e Asana aiutano i team a rispettare le scadenze responsabilizzando i membri e consentendo ai manager di organizzare un progetto in attività individuali più piccole. Queste attività sono scritte in dettaglio e assegnate a un membro specifico del team per garantirne la produttività.

Investire in strumenti di collaborazione remota

Da quando hanno iniziato a lavorare da casa, quasi due terzi dei lavoratori hanno aumentato la conoscenza e l’uso degli strumenti di collaborazione. Ma trovare il software di collaborazione giusto per il lavoro per monitorare la produttività non è sempre facile.

Rivaluta il tuo standard di produttività

L’attuale ambiente di lavoro da remoto è il risultato di un fenomeno particolare a cui nessuno era preparato. I team non sono stati formati per il lavoro a distanza, i sistemi non sono stati messi in atto. E per questo motivo, non è realistico pensare che la produttività di un team raggiungerà i livelli che aveva prima della transizione. Almeno nel breve periodo.

Compensare questo divario di produttività con team sovraccarichi di lavoro avrà l’effetto opposto di quello desiderato. Ciò che è più probabile che accada è che li brucerai o creerai un ambiente di lavoro ostile. Gli attuali livelli di produttività non sono sempre facili da migliorare. Un manager farebbe meglio a rivalutare la propria attuale misura di produttività e lavorare per supportare i dipendenti con ciò di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro.

Chiedi ai tuoi dipendenti di cosa hanno bisogno di ricevere da te

Le aspettative di un manager di dipendenti remoti sono molto diverse rispetto al responsabile medio dell’ufficio. Come posizione orientata alle persone, un manager può avere difficoltà a passare a un ambiente isolato in cui la comunicazione non è facile e raramente faccia a faccia. Se ti ritrovi a dirigere un nuovo team remoto e non sei sicuro di come supportarlo, la cosa peggiore che puoi fare è fingere di sapere cosa stai facendo o presumere di sapere cosa vogliono i tuoi dipendenti. Ogni azienda è diversa. Dove uno potrebbe trarre vantaggio dal nuovo software, un altro potrebbe aver bisogno di limiti più rigidi per ricaricarsi, una volta terminata la giornata lavorativa. Non c’è niente di sbagliato nel non sapere esattamente di cosa ha bisogno il tuo team. Chiedere a loro è meglio che sprecare risorse su una soluzione che non sposterà l’ago verso una migliore collaborazione da remoto.