Para los trabajadores, la colaboración a distancia es la nueva norma, pero muchas organizaciones luchan por alcanzar los niveles de productividad anteriores.

Todas las empresas se benefician de una buena colaboración y de un aumento de la productividad. Algunas empresas ya han integrado el home office como parte integrante de su modelo de trabajo. Para otras, sin embargo, se trata todavía de un territorio inexplorado, marcado por grandes sobresaltos. La pandemia del virus Corona, en particular, impulsó a muchas empresas a autorizar a sus empleados a trabajar a distancia. Esto ha llevado a muchos empresarios a preocuparse por la disminución de la calidad y la comunicación, y tal vez por la soledad de los empleados.

Un estudio de la Universidad de Standford reveló que los empleados que trabajaban al 100% desde casa eran en realidad más productivos, pero a menudo se sentían solos y aislados. Por el contrario, los que trabajaban al 100% en la oficina a menudo se sentían distraídos. Pero que esto no te asuste, porque hay muchas formas de fomentar y garantizar el éxito de la comunicación, la colaboración y la productividad en los equipos.

He aquí algunos consejos para mejorar la colaboración trabajando a distancia y aumentar la productividad.

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Reducir la distancia de afinidad

Para cualquiera, la distancia puede ser aislante, pero esto es especialmente cierto para los miembros de un equipo que trabajan a distancia. Además de la simple distancia física, hay otros dos tipos que los equipos deben superar para trabajar con eficacia. Un estudio demuestra que los equipos que trabajan a distancia se ven más afectados por la distancia de afinidad. Sin una interacción cara a cara constante y un trabajo en equipo que fomente la confianza, los empleados pueden sentirse menos como parte de un equipo y más como personas que interactúan con avatares de correo electrónico. La falta de lenguaje corporal, los mensajes de texto ambiguos y el estrechamiento de las fronteras entre el trabajo y el hogar son amenazas para el trabajo a distancia.

Cuanto más se esfuerce por combatir el aislamiento inherente al trabajo a distancia, menos repercutirá negativamente la distancia de afinidad en la productividad de su equipo.

Establezca límites y respételos

Para los equipos que trabajan a distancia, el trabajo casi nunca empieza a las 9 de la mañana ni termina a las 5 de la tarde, aunque ese sea el horario que se respeta en la oficina. Cuando tu espacio vital es el mismo que tu espacio de trabajo, los límites no son obvios, pero es crucial establecerlos. 

Prever los problemas

Todos hemos experimentado dificultades técnicas con herramientas de colaboración a distancia; por lo tanto, ya deberíamos estar preparados. Sin embargo, algunos equipos no lo están. Y resolverlos suele implicar retocar la plataforma, cambiar a otra, posponer otros eventos programados o incluso suspenderlos para más adelante. Según los expertos, cabe esperar que las presentaciones virtuales duren un 25% más que las presenciales si el contenido es similar. En otras palabras, por cada hora que esté previsto que dure la reunión, añada 15 minutos a la duración. Si está previsto que dure media hora, espere unos 40 minutos. Es menos probable que te encuentres desorganizado o que te entre el pánico por tener que corregir problemas sobre la marcha.

No escatimes en la gestión de proyectos

Gestionar el trabajo a distancia no es lo mismo que hacerlo en persona. Aunque puedas trabajar sin una herramienta de gestión de proyectos cuando tu equipo está en la oficina, rápidamente te darás cuenta de que no puedes hacerlo a distancia. Por la misma razón, las empresas necesitan organizar los datos de forma accesible; no deberías escatimar en software de gestión de proyectos. Herramientas como Trello y Asana ayudan a los equipos a cumplir los plazos responsabilizando a los miembros y permitiendo a los gestores organizar un proyecto en tareas individuales más pequeñas. Estas tareas se redactan detalladamente y se asignan a un miembro concreto del equipo para garantizar la productividad.

Invertir en herramientas de colaboración a distancia

Desde que empezaron a trabajar desde casa, casi dos tercios de los trabajadores han aumentado su conocimiento y uso de las herramientas de colaboración. Pero encontrar el software de colaboración adecuado para controlar la productividad no siempre es fácil.

Reevalúe su estándar de productividad

El entorno de trabajo remoto actual es el resultado de un fenómeno particular para el que nadie estaba preparado. No se formó a los equipos para el trabajo a distancia, no se implantaron sistemas. Y por esta razón, no es realista pensar que la productividad de un equipo alcanzará los niveles que tenía antes de la transición. Al menos a corto plazo.

Compensar esta diferencia de productividad con equipos sobrecargados de trabajo tendrá el efecto contrario al deseado. Lo más probable es que los queme o cree un entorno de trabajo hostil. Los niveles actuales de productividad no siempre son fáciles de mejorar. Un directivo haría bien en reevaluar su medida actual de productividad y trabajar para apoyar a los empleados con lo que necesitan para hacer el trabajo.

Pregunte a sus empleados qué necesitan de usted

Las expectativas de un gestor de empleados remotos son muy diferentes de las del gestor de oficina medio. Al tratarse de un puesto orientado a las personas, a un directivo puede resultarle difícil la transición a un entorno aislado en el que la comunicación no es fácil y rara vez se produce cara a cara. Si te encuentras dirigiendo un nuevo equipo remoto y no estás seguro de cómo apoyarlo, lo peor que puedes hacer es fingir que sabes lo que haces o dar por sentado que sabes lo que quieren tus empleados. Cada empresa es diferente. Mientras que una puede beneficiarse de un nuevo software, otra puede necesitar límites más estrictos para recargar las pilas una vez terminada la jornada laboral. No hay nada malo en no saber exactamente lo que necesita tu equipo. Preguntarles es mejor que malgastar recursos en una solución que no moverá la aguja hacia una mejor colaboración remota.